Jueves, 9:12 de la mañana. Suena el telefono del deposito.#

"Hola, necesito 50 cajas de yerba mate, ¿me las podes mandar hoy?"

Roberto mira al encargado. El encargado se da vuelta para mirar la estanteria. "Creo que tenemos... dejame ver." Sale a contar. Tarda seis minutos. Vuelve. "Hay 38. Pero puede ser que haya mas en el fondo del deposito, atras de los packs de gaseosa que llegaron ayer."

Roberto vuelve al telefono: "Estamos verificando. Te confirmo en un ratito."

El cliente — que necesita la yerba para un evento del sabado — no puede esperar "un ratito". Llama a otro proveedor. Cinco minutos despues, tiene su pedido confirmado.

Roberto pierde la venta. No porque no tuviera el producto — despues descubren que habia 62 cajas en total, las 38 de adelante y 24 atras de las gaseosas. Pierde la venta porque no lo sabia.

El costo de las tres palabras mas caras del comercio#

"No se, dejame fijarme."

Cada vez que alguien en tu negocio dice eso, un reloj invisible empieza a correr. El cliente espera. El encargado busca. El vendedor improvisa. Y en un porcentaje de los casos — mas alto del que creemos — el cliente no espera.

Pero la venta perdida es solo la parte visible. La parte invisible es peor.

Roberto no sabe que tiene 62 cajas de yerba. Tampoco sabe que tiene solo 4 cajas de aceite de girasol — un producto que vende 30 por semana. No se va a enterar hasta el lunes, cuando tres clientes le pidan aceite y no tenga. Entonces va a hacer un pedido urgente al proveedor, que le va a cobrar flete express, y va a recibir la mercaderia el miercoles. Tres dias sin vender aceite.

Mientras tanto, en el rincon del fondo del deposito, hay 80 cajas de un jabon liquido que pidio hace dos meses porque "estaba en oferta del proveedor". Se vendieron 12. Las otras 68 estan ahi, ocupando espacio, inmovilizando capital, juntando polvo.

Roberto no tiene un problema de productos. Tiene un problema de informacion.

La planilla que miente#

Casi todas las distribuidoras y comercios que arrancan con inventario lo hacen con una planilla de Excel. Roberto tiene una. Dice que tiene 45 cajas de yerba (son 62), 15 de aceite (son 4), y 30 del jabon (son 68). Ninguno de esos numeros es real.

¿Como paso? Simple: la planilla se actualiza "cuando alguien se acuerda". Si el encargado despacha un pedido y no anota la salida, la planilla no se entera. Si llega un envio del proveedor y lo apilan sin registrar, la planilla no se entera. Si se rompe una caja y la tiran, la planilla no se entera.

Con 20 productos, las diferencias son manejables. Con 200, se acumulan. Con 2,000, la planilla se convierte en ficcion.

Lo peor es que la planilla no avisa que esta mintiendo. Roberto la mira y ve numeros concretos. Toma decisiones basandose en esos numeros. Decide no pedir aceite porque "quedan 15". Decide no hacer promo del jabon porque "solo quedan 30". Cada decision basada en datos falsos genera una cadena de consecuencias que amplifican el error.

Un sabado a las 6 de la mañana en San Justo#

Patricia tiene un deposito de materiales de construccion en San Justo. 1,400 productos. Cuatro empleados. Un cuaderno donde se anotan las salidas (cuando se anotan).

Un sabado a las 6 de la mañana — horario pico porque los albañiles arrancan temprano — llega un contratista que necesita 200 bolsas de cemite portland para una obra que empieza el lunes. Es un pedido grande: casi $2 millones.

Patricia mira el cuaderno. La ultima anotacion de cemento es de hace diez dias. No le sirve. Sale al deposito. Cuenta los pallets. Tiene 340 bolsas. Perfecto — vende 200 y le quedan 140 de reserva.

Pero cuando los muchachos empiezan a cargar, descubren que uno de los pallets del fondo tiene bolsas dañadas por humedad. Son 40 bolsas inutilizables que nadie habia detectado porque estaban contra la pared, tapadas por otro pallet.

Ahora tiene 300 bolsas utiles, no 340. Puede vender las 200, pero le quedan solo 100, y sabe que el martes y miercoles va a necesitar por lo menos 150 para los pedidos regulares.

Le ofrece al contratista 150 bolsas y le promete las otras 50 para el lunes. El contratista necesita las 200 juntas. Se va. Llama a otro proveedor camino a la obra.

Patricia pierde un pedido de $2 millones. No porque no tuviera cemento. Porque no sabia que 40 bolsas eran merma.

Lo que Patricia hizo diferente#

Despues de ese sabado, Patricia tomo una decision. Dejo de confiar en el cuaderno y empezo a registrar cada movimiento en un sistema. Cada bolsa que entra, cada bolsa que sale, cada rotura, cada devolucion.

No fue facil al principio. Sus empleados estaban acostumbrados a "cargar primero, anotar despues" — que en la practica significaba no anotar nunca. Patricia establecio una regla simple: nada sale del deposito sin estar registrado. Si el sistema no dice que salio, no salio.

Las primeras dos semanas fueron caoticas. Los empleados se quejaban de que era mas lento. Un par de veces se genero cola en el mostrador. Pero al final de la segunda semana, por primera vez en años, Patricia abrio el sistema y vio numeros que coincidian con la realidad.

Y entonces empezo a ver cosas que antes eran invisibles.

Vio que el cemento portland tenia una merma del 3.2% mensual por humedad. Movio los pallets lejos de la pared, puso una tarima elevada, y la merma bajo al 0.4%. En un año, eso representaba 180 bolsas que antes se perdian — mas de $900,000 en producto salvado.

Vio que habia 23 productos con stock para mas de seis meses, inmovilizando capital. Hizo liquidacion de los mas viejos y libero deposito para productos que rotaban mas rapido.

Vio que los sabados entre 6 y 8 de la mañana se concentraba el 40% de las ventas del dia. Asigno un empleado extra para ese turno, y los tiempos de atencion bajaron a la mitad.

Nada de esto era posible cuando la unica fuente de informacion era un cuaderno con anotaciones esporadicas.

El conteo que nadie quiere hacer#

Hay un ritual que todo comercio y deposito conoce y nadie disfruta: el inventario general. Cerrar un dia — o peor, un fin de semana — y contar todo. Cada tornillo, cada caja, cada bolsa.

Es agotador, paraliza la operacion, y lo peor: al mes siguiente ya empieza a descuadrarse de nuevo.

Patricia descubrio algo mejor: el conteo ciclico. En vez de contar todo una vez al año, cuenta un grupo de productos cada semana. Los clase A — los que representan el 80% del valor del inventario — se cuentan cada 15 dias. Los clase B, una vez al mes. Los clase C, una vez por trimestre.

Cada conteo le lleva una hora. Y como se hace continuamente, las diferencias se detectan cuando son chicas — no cuando se convirtieron en un crater.

Un martes, en un conteo rutinario, detecto que faltaban 8 discos de corte que el sistema decia que estaban. Reviso el historial y vio que la salida no estaba registrada. Pregunto. Resulta que un empleado se los habia dado a un conocido "a cuenta" y se habia olvidado de anotarlo. Ocho discos. Nada grave. Pero si eso pasa con un producto por semana durante un año, son 400 productos fantasma.

El conteo ciclico no es solo contar. Es un sistema de deteccion temprana.

La pregunta que cambia todo#

Roberto, el del principio, implemento un sistema tres meses despues de perder el pedido de yerba. La primera mañana, un cliente llamo pidiendo 30 cajas de galletitas. Roberto abrio el sistema, vio que tenia 47, y dijo "si, te las mando hoy". Tardo ocho segundos.

No tuvo que mirar una planilla. No tuvo que mandar a alguien a contar. No tuvo que decir "dejame fijarme". Ocho segundos y el pedido confirmado.

Esa semana, Roberto hizo otro ejercicio que le cambio la perspectiva. Reviso cuantas veces por dia alguien en su deposito decia "no se, dejame fijarme". Antes del sistema: entre 8 y 12 veces por dia. Despues: cero.

Si cada "dejame fijarme" tarda en promedio 5 minutos y genera un riesgo del 15% de perder la venta, Roberto estaba perdiendo entre 1 y 2 ventas diarias por no tener informacion. En un mes, eso son 25 a 40 ventas perdidas.

El sistema de inventario no le hizo vender mas. Le hizo dejar de perder.

Son las 9 de la mañana. Suena el telefono. Un cliente quiere 50 unidades. ¿Tu respuesta tarda 8 segundos o 8 minutos? La diferencia entre esos dos tiempos es mas grande de lo que parece.

Inventario eficiente: sabé siempre qué hay en tu depósito